Fem frågor och svar om webbpubliceringssystem

Jag fick nyligen svara på fem frågor om webbpubliceringssystem åt CIO Sweden. Jag hade svårt att fatta mig kort och eftersom det blir en pytteliten del av mina svar som publiceras för jag in dem i sin helhet här:

1. Vad är ett webbpubliceringssystem i dina ögon och hur skiljer det sig från ett Content Management System?

Kärt barn har många namn. Framför allt vet sällan beställarna vad de vill ha när de börjar prata om publiceringsverktyg. I grund och botten vill de flesta ha något som gör att det går lätt och snabbt att publicera information på webben – så att man kan fördela ut informationsansvaret.

Orden i sig säger väldigt lite: en HTML-redigerare som FrontPage och Dreamweaver är ju faktiskt också webbpubliceringssystem – men det är sällan det man avser.

Begreppet Content Management System är ju ett betydligt vidare begrepp och kan i princip inbegripa allt som på något sätt hanterar någon form av innehåll, och systemet som avses kan ju då vara en bildbank, en produktkatalog, diskussionforum – eller alla dessa.

Ofta brukar man lägga till ett E, det blir då E-CMS vilket blir Enterprise Content Management System. Ett sådant system kan också hantera valfri kombination av webbmaterial, tryckt material, kundrelationer, dokumenthantering, kollaboration (som forum och projektplatser), e-post, arbetsflöden och sökbara databaser (telefonkataloger, med mera). På det glada 90-talet kallade man det för portaler och försökte samla all funktionalitet på en sida.

Är det bara webben man vill hantera deklarerar man det som W-CMS, Web Content Management System – och det är väl kanske det som är närmast ordet webbpubliceringssystem.

Det är så oerhört viktigt att veta vad man vill ha och varför. Men det är lika viktigt att ha ett hum om vad olika system kan klara av – och på det sättet få inspiration.

2. Vad ska man tänka på när man funderar om man ska välja skräddarsytt eller paketlösning?

Vet du exakt vad du vill ha: välj skräddarsytt. Vet du inte riktigt vad du vill ha men har hört att det här med publiceringsverktyg verkar vara en bra grej: välj en paketlösning.

Fördelen med skräddarsytt är att du slipper betala för funktionalitet som du inte använder – samtidigt som du också slipper bli störd av att det i gränssnittet finns massor av element som inte används utan kanske i stället riskerar att förvirra användarna. Keep it simple, är en bra paroll. Väljer du skräddarsytt måte du givetvis ha en ordentligt tydlig kravspecifikation.

Om du ska välja paketlösning är det också viktigt att tänka på att inte förköpa dig på sådant som du tror att ni eventuellt behöver i framtiden. Börja enkelt men kolla också att det finns möjlighet att bygga vidare på systemet utan krångliga avtal eller höga kostnader.

Även idag säljs system som inte tillåter att man lägger in en länk i brödtext. Det gäller att ha koll på detaljerna så att man inte sedan sitter utan funktionalitet som man tog för självklar att den skulle finnas.

Det är oerhört lätt att bli charmad av en leverantör som kommer och demonstrerar sin lösning och visar hur snabbt det går att lägga ut information. Det är klart att det går snabbt för de som byggt systemet! Att det är enkelt och intuitivt får du ingen bekräftelse på förrän du själv och andra som ska använda verktyget får sitta och testköra det i några dagar. Otroligt nog är det många som köper verktyg som de själva aldrig skrivit in en rad information i!

3. Hur ska ett webbpubliceringssystem vara utformat för att det ska vara så användbart som möjligt?

Ett webbpubliceringssystem ska möta behoven hos kunden (organisationen och redaktörerna som arbetar med att publicera det webbaserade innehållet) såväl som användarna (de som ska ta del av informationen).

Jag har en förkärlek för system där jag navigerar på webbplatsen precis som vanligt även i redigeringsläge. Då ser jag, som redaktör, samma sak som användarna ser. Ser jag då ett stavfel på en viss sida ska jag med ett enkelt handgrepp kunna göra den aktuella texten redigerbar, ändra, spara och få bekräftelse på att sidan ser ut som jag avser.

Poängen är att jag ska inte behöva logga in i ett separat gränssnitt och navigera mig fram i en snårig mappstruktur för att hitta en sida som jag vill ändra på.

Det är lite som att skaffa barn för första gången: allt för stort fokus läggs på förlossningen när det faktiskt är vardagen efter förlossningen som är den stora utmaningen. Vad jag vill få sagt är att ett bra webbpubliceringssystem är utformat för att dagliga aktiviteter ska gå så smidigt som möjligt – oavsett om byggandet av webbplatsen i verktyget går som en dans eller upplevs som en mardröm.

En annan viktig aspekt är att mallarna (det som bestämmer form och struktur) i verktyget också vara enkla att ändra och utforma på egen hand eller med valfri leverantör. Detta för att det finns specialister som kan göra mallar åt dig som uppfyller högt ställda krav på tillgänglighet – en kompetens som få leverantörer av publiceringsverktyg har.

4. Vad tycker du är de tre viktigaste funktionerna i ett webbpubliceringssystem?

• Möjlighet att ange sidtitel. Med det menar jag inte en rubrik på sidan utan den titel som är synlig i webbläsarfönstret; den titeln används också när du sparar sidan som bokmärke, som länktext i sökmotorernas träfflistor och som rubrik av webbläsare som läser upp webbsidorna. Jag kan inte nog poängtera hur viktigt en väl utformad sidtitel är för helheten.
• Läsbara sidadresser. I och med publiceringssystem har webben tagit ett jättekliv bakåt i evolutionen avseende just webbadresserna. Från att ha haft webbadresser som http://www.vv.se/blanketter.html
får vi nu leva med http://www.vv.se/templates/page2_2____1389.aspx
eller ännu värre (upp till 200 obegripliga tecken har jag sett). Det finns verktyg som hanterar detta och gör adresserna förståeliga och lämpliga för tryckt material och för att skicka vidare. Det handlar om att skapa förståelse och jag skriver mer om det här: Episerver och läsbara webbadresser.
• RSS, möjligheten att tillhandahålla innehållet i ett standardiserat XML-format. Det är bra för den ökande skara användare som upptäckt fördelarna med RSS, och säkerställer också att du inte målar in dig i ett hörn med verktyget – om innehållet är tillgängligt i XML-format kan du också enkelt använda det i andra system!

5. Support, pris och val av teknik är tre viktiga frågor vid upphandlingen. Har du några bra tips på vad man ska tänka på?

Jag upprepar mig säkert men det man ska tänka på är verktygets syfte, inte dess teknik. Syftet är att verktyget ska stödja företagets affärsidé och mål. Alltför ofta siktar man för högt och det känns som om många tror att ett webbpubliceringsverktyg löser problem. Enligt min erfarenhet har verktygen en förmåga att skapa problem, och de kan bara lösas med rätt människor på rätt plats. Viktigast är alltså människorna som ska handskas med verktyget, och människorna som ska använda resultatet.

I många fall har jag sett att det hade varit bättre att anställa tre duktiga personer som arbetar strategiskt med webben – snarare än att lägga några miljoner på ett system som ska uppdateras av ett dussin eller fler ganska ointresserade medarbetare som egentligen har helt andra arbetsuppgifter.

Läs även

• Välj rätt publiceringsverktyg

Bonus-länkar:

• CMS Wire
• CMS Watch
• Open Source CMS – testa Open Source-lösningar utan att installera dem.