Välj rätt publiceringsverktyg

Artikel åt Lumano i november 2001.

Vi köper in PowerPoint för två miljoner kronor så kommer alla att börja göra jättesnygga presentationer som stödjer affärsmålen och sparar pengar åt företaget.

Ungefär så resonerar idag stressade inköpare som vill spara pengar och lösa intern- och externkommunikationen i ett magiskt trollslag. De investerar i ett publiceringssystem för webben.

Varför tänker de fel?

Jo, de har stora problem, organisationen kring webben kostar pengar och så knackar någon på dörren som lagt ner mycket blod, svett och tårar på att ta fram en “Plug and Play”-lösning som passar alla – en lösning som skall spara tid och pengar och göra allt så enkelt. Är man oerfaren inom detta nya område är det inte konstigt att guld och gröna skogar lockar. Är man oerfaren inom detta nya område blir det ALDRIG enkelt.

Hur skall man istället tänka?

Ifrågasätt, ifrågasätt, ifrågasätt – och så en gnutta sunt förnuft. Det viktigaste att tänka på är att man måste vara på det klara med vilka problem man vill lösa. Om du har kommit så långt att du skall köpa in ett publiceringsverktyg, eller “content management tool” som det gärna kallas, måste du komma fram till hur verktyget skall spara tid och hur det skall kunna bli ett komplement eller stöd i den befintliga verksamheten.

Ett verktyg får aldrig bli ett motstånd eller tröskel till informationsspridning, utan ett verktyg är per definition “ett hjälmedel för manuellt arbete”. Dess användningsområde och nytta skall vara självklar — what we in Sweden call a “skiftnyckel”. Enklare, roligare och bättre.

Nedan har jag samlat ett antal frågeställningar med kommentarer som du bör ha med dig på vägen mot ett publiceringsverktyg som är ett hjälpmedel i din verksamhet.

1. Vad skall verktyget användas till?

Olika publiceringssystem är bra på likartade saker, men innehåll och fokus kan variera mer än du tror. Många är de som behöver ett enkelt verktyg för att publicera information, nyheter och dokument men köper dyra system som är bäst på e-handel och chat.

Rekommendation: Identifiera era nuvarande behov och ta fram en realistisk långsiktig strategi för hantering av den webbaserade informationen. Ta hänsyn till och prata med övriga företagsfunktioner och se om man även kan underlätta deras arbete med webbaserade verktyg och tjänster. Det är ofta här man kan förekomma en situation där informationshantering sköts parallellt av olika enheter, och istället låta verktyget bli ett stöd för hela företagets informationsspridning.

Risker: Glöm inte att ta höjd för eventuella kommande standarder och behov. Mycket på nätet är flexibelt men en del verktyg kan vara oerhört begränsade.

2. Vem skall använda verktyget?

• är det ett litet gäng personer som sitter och uppdaterar webben och behövs i så fall alla användaridentiter och godkännandeprocesser som verktyget erbjuder (eller innebär det egentligen bara ett trögflytande tillvägagångssätt)?
• finns det en organisation kring hanteringen av webbinformation och passar verktygets flöde i så fall den organisationens arbetsflöde?

Rekommendation: Låt de som är webb- och informationsansvariga på en A4 beskriva hur de arbetar med webben idag samt hur de skulle vilja arbeta. Ha detta som bilaga i kravspecifikationen. Ett bästa tänkbara scenario vore att sätta ihop ett manus med stolpar för hur man vill kunna arbeta och sedan arbeta igenom detta manus i verktyget.

Risker: Dagens organisation kanske är ineffektiv och ovillig att ändra på sitt arbetssätt. Det kanske inte finns utpekade personer som skall arbeta med webben, utan bara någon som gör det “vid sidan av”.

3. Support

– är personerna som skall arbeta med verktyget datorvana eller kommer de behöva mycket hjälp och stöd under en inlärningsperiod?

Rekommendation: Testkör verktyget. Hur enkelt/svårt är det att använda för de ansvariga personerna? Är det för svårt är det kanske inte ens läge att gå vidare. I de fall leverantören erbjuder manualer (tryckta eller webbaserade) använd er av dessa och bedöm om de är ett stöd i arbetet. I annat fall kan behovet av en manual vara en varningsflagga i sig.

Risker: En del leverantörer erbjuder ingen support alls. Andra kanske binder upp dig vid en dyr månadskostnad för support när dina medarbetare är såpass duktiga och erfarna att de aldrig utnyttjar den.

4. Kostnader?

• Vad kostar paketet som innehåller alla de funktioner ni behöver för alla de användare ni riktar er till?
• Kommer ni att behöva betala en periodisk avgift?
• Ingår uppgraderingar?
• Vad kommer det att kosta i utbildning av de som skall jobba med verktyget?
• Finns det manualer och vilken kvalitet håller de i så fall?
• Ingår support via telefon och e-mail eller kostar det extra?

Rekommendation: Begär en sammanställning över samtliga ingående kostnader och de tjänster som ingår. Jämför även hur mycket det skulle kosta att få en skräddarsydd lösning från en annan leverantör.

Risker: Det kan kanske vara billigt upp till en visst antal samtidiga användare och sedan plötsligt kosta skjortan. Var uppmärksam även på om ni måste binda upp er med periodiska kostnader över lång tid.

5. Vidareutveckling

Det är här svagheterna i många publiceringssystem upptäcks. Vad kostar det att ändra form och navigation? Och vad kostar det att lägga till en ny liten funktion? Hur lång tid tar det och vem gör det?

Rekommendation: Fundera ut några potentiella lösningar som inte finns idag men som ni kanske i framtiden skulle vilja ha. Begär att få en skriftlig beskrivning av hur arbetet skulle gå till från beställning till leverans. Tillåter man kanske att tredjepartsleverantörer utvecklar produkter?

Risker: Det är mycket svårt att bedöma hur lätt det är att utveckla ny funktionalitet. Det kan dyka upp behov i framtiden kring funktionalitet som inte går att förutse och som verktyget kanske inte klarar av. Minsta möjliga krav är att systemet är objektorienterat. Är det här en viktig punkt för dig är det alltid bäst att ta professionell hjälp av en oberoende part för att göra en erfarenhetsbaserad bedömning.

6. Referenser

Prata med de som använder verktyget idag.

Rekommendation: Begär en lista med referenskunder, ring upp och prata med dessa. Om det går kan du be att få komma på besök och se hur det funkar i praktiken.

Risker: De som använder verktyget idag kanske använder det på ett sätt som skiljer sig från det sätt du vill använda det på. Du kanske bara får en lista med referenskunder som är nöjda. Verktyget kanske är bra men har inga referenskunder ännu…

7. Utvärdera leverantören

Sist men inte minst gäller det att utvärdera leverantören: Hur stora är de, hur många använder deras verktyg och hur stora är chanserna att de finns kvar inom ett år? Det finns många små uppstickare som erbjuder bra verktyg idag, och det gäller att förvissa sig om att de kan stå för en tillförlitlig leverans. Det kanske inte är fel att ta en kreditupplysning. Frågeställningar som dessa är speciellt viktiga om ni binder upp er vid support och vidareutveckling.

Rekommendation: Om företaget går i konkurs eller säljs, vilka avtal gäller då och vem kan vidareutveckla systemet? I det fall leverantören av publiceringsverktyget skulle gå i konkurs är det viktigt att du får insyn i koden så att du kan lämna vidare förvaltningen till en annan leverantören. Detta kan regleras med ett så kallat Escrow-avtal, där du som kund erbjuds att få tillgång till koden om leverantören upphör att existera.

Allra helst bör du få insyn i koden från start, för att kanske kunna använda mer prisvärda resurser för vidareutvecklingen.

Risker: Att det går bra för företaget är ingen garanti för att de erbjuder ett bra verktyg.

Summering

Det är ingen lätt resa att välja publiceringsverktyg och ett ressällskap i form av en rådgivare kan säkerligen spara dig åtskilliga tusenlappar. Priserna skiljer sig mycket mellan verktyg som erbjuder likvärdig funktionalitet och de senaste åren har det verkligen blivit en trend att ha publiceringsverktyg, en trend som tyvärr inneburit att “bråttom”-faktorn gjort att man inte alltid tagit hänsyn till organisationens behov, strategier och affärsmål. Genom att ta hänsyn till ovanstående faktorer så kan du göra mycket av fotarbetet själv, och ställa rätt krav på leverantörsorganisationen.

Är gratis gott?

Det finns faktiskt en hel del verktyg som är mycket billiga, eller rentav gratis, och som trots detta håller en mycket god kvalitet i förhållande till stora kommersiella system. Om du har en kompetent organisation för webb- och informationshantering kanske ett gratisverktyg skulle smaka, men säkerställ då att det finns personer knutna till dig som kan agera expertis kring verktyget. En kunskap om dessa gratissystem kan också ge dig ett bra förhandlingsunderlag när du för diskussioner med leverantörer av verktyg i tvåmiljonersklassen.

Lycka till!