systemtänkande

Osynkade kugghjul – när förbättringar försämrar

Att göra endast en kugge i din maskin mer effektiv kommer att utsätta din övriga organisation för oväntad press. Felbelastning och sprickor uppstår.

Per Axbom

21 jun 2023

I juni 2023 publiceras nyheten att vården larmar om hur yngre söker vård för triviala besvär. En bidragande faktor förmodas vara att det har blivit oerhört lätt att söka vård digitalt. Enligt en undersökning från SVT menar ansvariga på flera vårdcentraler att många i dag söker vård för lindriga olustkänslor som man traditionellt löst på egen hand. Detta bekymmer med personer som söker vård för minsta lilla åkomma ger oss en lektion i vikten av systemtänkande. Och hur förenklingar medelst digitalisering kan slå tillbaka.

Om vi förenklar saker så kommer människor att röra sig i den riktningen: mot förenklingen.
Om hela organisationen inte är beredd på en ökning av användning givet en planerad förenkling så skapar vi i stället en flaskhals.
En förenkling eller effektivisering som leder till en flaskhals kan i stället försämra det vi försöker förbättra (eller försämra en annan del av organisationen).

”Är det inte bra att vården är lättillgänglig?”

”– Jo, men vi har inte blivit fler resursmässigt. Så det här innebär att färre kan jobba med den fysiska vården, dit de svårast sjuka oftast vänder sig, säger Tuutma.”

Det finns fler saker att beröra i det här ämnet. Som skälen till att personer inte längre får med sig egenvård från hemmet; eller att vi eventuellt tappat sociala band som tillåter oss att prata om vardagsbekymmer med nära och kära i stället för en vårdchatt.

Men det viktiga jag vill förmedla här är att när någon pratar om förenklingar och effektiviseringar så finns skäl att vara skeptisk och noggrann i undersökningen av följdeffekter. En förenkling/effektivisering handlar ofta bara om att styra om ett flöde, och det är inte säkert att vi har koll på alla platser som kan svämma över.

För vet du, de problem vi har idag kommer förstås från gårdagens lösningar. (Senge, 1990). Och lösningar idag blir ofta någon annans problem imorgon. Att något kallas för en lösning innebär inte att aktiviteten inte också kan vara skadlig.

Osynkade kugghjul

En förklaringsmodell jag brukar använda för detta, som jag vet att jag inte är ensam om, har fått namnet Osynkade kugghjul. Kortfattat går det ut på att i en organisation så arbetar olika team mot gemensamma mål och är beroende av varandra för att målet ska nås. Om ett team börjar arbeta annorlunda så påverkar det förstås övriga team.

Tre kugghjul. Det första har pilar som visar att det går snabbt. De andra två har sprickor.

Att göra endast en kugge i din maskin mer effektiv kommer att utsätta din övriga organisation för oväntad press. Felbelastning och sprickor uppstår. Utan tillsyn kommer andra delar av organisationen slitas ut och plötsligt gå sönder. Människor blir utmattade och slutprodukten blir sämre än innan.

Verklig effektivitet handlar inte om att röra sig snabbare. Det handlar om att röra sig tillsammans.