Ett webbformulär kan orsaka sportlovskaos i Solna

I Solna har vi flexibelt sportlov. I all enkelhet innebär det att alla elever har möjlighet att välja att ha sitt sportlov antingen vecka 9 eller vecka 10. Sättet man väljer detta på har varierat över åren. Nyss blev jag utsatt för ett formulär som i värsta fall kan leda till stort kaos i planeringen av sportlovet för skolorna i Solna.

Av sonens lärare fick vi veta att vi måste anmäla vilken vecka vi vill ha sportlov – detta såg ut som ett standardiserat utskick (min fetstil):

Sportlovet närmar sig med raska steg. Vi vill få in information om vilka tider ditt barn ska ha sportlov v. 9 eller v. 10. Vi behöver även veta vilka tider ditt barn ska vara på fritids (gäller åk 1-3). Du som har barn som går i åk 4-5 ska anmäla vilken vecka som ditt barn ska ha sportlov. Åk 1-3 ska även anmäla tider för påsklovet.

Detta åtföljdes av två länkar. En för åk 1-3 och en för åk 4-5. Därav min slutsats att mejlet var standardiserat, eftersom vår lärare mycket väl vet vilken årskurs hon är lärare i.

För egen del vill vi ha ordinarie sportlovet (vecka 9), vilket innebär att ordinarie lärare är på plats vecka 10. För en stund sedan kom jag ihåg det där mejlet och insåg: just det, jag måste ju gå in och anmäla vilken vecka vi vill ha.

Så jag klickade på den länk som var aktuell för vår del, den för åk 4-5, och möttes av ett formulär som jag förstås pliktskyldigt börjar fylla i direkt. Den kringliggande texten antar jag bara förmedlar exakt det jag just läste i mejlet, och jag behöver ju ingen hjälp med att fylla i namn och klass.

Var väljer jag vecka?

Det är först när jag är på väg att skicka som jag börjar undra: “när väljer jag vecka, är det i nästa steg eller?” Jag läser då lite mer noggrant och upptäcker följande rad:

Eleven nedan vill ha lov på den alternativa sportlovsveckan vecka 10 och gå i skolan vecka 9.

Alltså, nej. Det stämde ju inte för oss. Och ganska snart går det upp för mig att om vi vill ha sportlov vecka 9 så ska vi INTE GÖRA NÅGONTING. Så stod det ju inte i mejlet, där det uttrycktes en tydlig förväntan om att vi skulle “anmäla vilken vecka som ditt barn ska ha sportlov”.

Det som nu riskerar att hända, inser jag, är att många klickar på länken, fyller i sitt barns information och helt missar att läsa den text som inte stämmer med det man just läst och tagit till sig.

» Klicka här för att se hela formuläret och bedöm själv dess tydlighet utifrån att just ha klickat på en länk som ber dig välja vecka.

Men hur stort problem är det?

Det är mitt jobb att reagera på sådant här, och jag gör det för att jag suttit i många, många studier med användare av webbplatser och sett hur majoriteten gång på gång missar att läsa instruktioner. Blir man tillsagd att fylla i något så gör man det. Har man dessutom inte svenska som förstaspråk så förstår man i alla fall att man ska fylla i sitt barns namn där det står namn… även när man alltså inte ska det.

Mitt jobb handlar bland annat om att förbättra, förenkla och förtydliga information och kommunikation på nätet så att så få misstag som möjligt sker.

Tro mig, här kommer det ske misstag. Hur många kan jag självklart inte svara på. Det är möjligt att detta också gäller endast åk 4-5 i vissa skolor; den informationen har jag inte.

Tydliga potentiella kostnader

Inom UX-branschen (det som min bransch kallas som jobbar med användbarhet, användarvänlighet och tydlig digital kommunikation) pratar man ofta om hur konkret det är för e-handeln när ett formulär inte fungerar: det kan räcka med ett vilseledande ord så förlorar man mängder av potentiella kunder. Det kan innebära hundratusentals kronor i förlust beroende på bolagets storlek.

Lika tydligt när det gäller faktiska kostnader tycker jag faktiskt det här formuläret visar prov på.

Oavsett vad man själv tycker om fenomenet med flexibelt sportlov så är det oerhört många familjer som uppskattar det, och har möjlighet till exempel att åka skidor utan sportlovspriser på biljetter och boenden.

För att klara av det här måste förstås Solna stad ha en gedigen planering när det gäller personal som jobbar ena eller andra veckan och mat som ska beställas och räcka till alla. Om det sker missförstånd som innebär att många fler anmäler sig till vecka 10 men faktiskt kommer vecka 9 så krockar det förstås med tillgång på både personal och föda.

Självklart tror jag att Solna har marginaler för det här. Frågan är var gränsen går, är det vid 15, 30 eller 60 barn?

Denna farhåga skickar jag givetvis nu också till Solna stad för att uppmärksamma om vad jag tror kan skapa om inte kalabalik så i all fall en obekväm ovisshet. Huruvida det verkligen blir sportlovskaos – som jag uttrycker det på sant kvällstidningmanér – återstår förstås att se, men med rätt tänk i hela informationskedjan (gärna ett tänk som man testar innan man släpper ut det) så behöver det inte ens bli en orosfaktor.

Hur skulle man gjort i stället?

Ett sätt att se på detta är att mejlet från läraren i stället skulle förtydliga att om man vill ha ordinarie sportlovsvecka så ska man INTE GÖRA NÅGONTING. Men risken finns förstås alltid att även den informationen går någon förbi.

Därför är det viktigt att en länk som ges i ett mejl leder till en sida där jag direkt förstår vad som förväntas av mig. Om man med ett knapptryck kan välja vecka 9 eller vecka 10 så har du inte bara skapat tydlighet – och inte minst trygghet – för den som klickar och gjort ett aktivt val, du lägger också grunden för ett invant beteende som innebär att föräldrar minns att de ska göra ett aktivt val inför sportlovet (det här händer ju varje år för skolbarnen) oavsett om de varierar sitt val. Det viktigaste för Solna stad är nämligen att de får in rätt information för att kunna göra rätt planering av personal och mat, och om man då kan räkna på antal personer som faktiskt svarar så får man en bättre datamängd att ta beslut på.

I nuläget innebär strategin något olyckligt att de personer som aktivt väljer vecka 9 — och de personer som helt enkelt glömmer bort att göra ett aktivt val — hamnar i samma datamängd: de som inte gör någonting.

Ett par knappar kan absolut göra formuläret tydligare för föräldrar, men kan alltså också göra underlaget mer relevant för de tjänstemän som sedan måste agera på svaren; oavsett om det handlar om att skicka påminnelser (skickas till alla som inte fyller i formuläret?) eller planera lokaler, utbildare och måltider.

Det finns fantastiska möjligheter med ett digitalt arbetssätt, men det gäller också att prova sig fram och vara beredd att förändra snabbt när man märker att för många människor känner sig tveksamma eller rör sig i en oönskad riktning.

En ytterligare fråga att ställa sig är hur man sedan väljer att bemöta de föräldrar som råkar göra fel… för vem är det som egentligen har gjort fel i den här sagan? Nej, just den debatten lämnar vi nog till en annan dag.

Hur det nu än blir med den här kommande ledigheten så önskar jag alla föräldrar, lärare, tjänstemän och barn ett grymt sportlov – oavsett vilken vecka ni väljer att chilla 😉

Artikelfoto: Steven Depolo