Chat på jobbet bra för företaget

I en artikel i dagens CS påpekas att chatt är allt viktigare för företag. Förra veckan rapporterade man om lagringsexplosion på svenska företag där mejlen ökar allra mest. Hmm, det ena fenomenet är kanske en signal om ett behov och det andra en tänkbar lösning, eller vad tror du?

Långsamt men säkert inser många företag att tekniken ersätter mellanmänskliga fenomen och gör dem mer effektiva. Det är interaktionen mellan människor som skapar mervärde. Jag har tidigare vurmat för fikapauser och nyttan av tempoväxling och samtal med personer som har distans till de uppgifter du tar dig an. Du behöver stanna upp för att komma fortare fram.

Pausa för att komma vidare

En chatt kan vara en virtuell mikropaus i arbetet med ett konkret syfte – ett sätt att stämma av något med en kollega, be om en andra åsikt eller rapportera en viktig händelse.

Ofta använder vi mejl för det här avstämningarna och frågorna, men det är lätt att missbruka mejl och i all iver skicka kopior till både kreti och pleti. Den ökande mängden mejl gör att kanalen i viss mån försvårar kommunikation när inkorgen blir svår att överblicka; man har svårt att veta hur en fråga ska hanteras, missförstår tonen, blir till och med osäker på om mejlet verkligen var till mig och får om ett par dagar ett till mejl: “fick du mitt förra mejl?”. *suck*

Ska vi slå vad om att mejlet når mottagaren?

Att mejla har blivit lite av ett slumpspel: Har du tur så mejlar du när personen sitter vi datorn och han/hon svarar ganska omgående. Har du otur ser inte mottagaren sin inkorg förrän 20 personer till har mejlat. Och då är sannolikheten betydligt mindre att du får det rappa svar som du förmodligen förväntar dig.

Mejl är inte dött – men däremot kräver det mycket disciplin och en förmåga, nästan fallenhet för, att söka och sålla. Till dess att mejl-verktygen ger oss bättre användarstöd så är chatt-alternativet förmodligen en angenäm ersättare i många situationer.

Fördelar, och nackdelar, med företagschatt

Fördelar

• Du styr själv. Jag kan själv meddela när jag är tillgänglig eller upptagen – och på så vis fokusera mer på arbetsuppgifterna (kräver förstås att du hanterar telefonen på samma sätt)
• Omedelbarhet. Jag får svar direkt istället för att som ett mantra upprepa “Jo, jag mejlade honom förra veckan men han har inte återkommit”
• Lagom avstånd. Chat känns inte lika påträngande som att ringa. Det är också helt ok att svara: “Jag hinner inte just nu”. Det är sällan du i mejlform mejlar tillbaka och säger att du sitter upptagen. Svaret är en bättre signal till avsändaren som ändå har fått göra sig hörd och fått en omedelbar mänsklig respons.
• Mindre antal mejl. Need I say more?
• Kortfattad kommunikation. Många människor tycker det är svårt att vara kortfattad i mejl och svävar gärna ut med artighetsfraser som kan vara besvärliga tidstjuvar. I chattform är det mer acceptabelt att ställa en fråga, få ett ja eller nej och sedan avsluta chaten. Alla tjänar på det.

Nackdelar

• Försvårar spårbarhet. I en diskussion kring ett visst ämne, speciellt om man är flera, kan det bli svårt (även om det iofs är möjligt) att hitta tillbaka till vad alla sagt i ämnet. I en sådan situation fungerar det kanske bättre med mejl, eller varför inte ett sökbart forum eller en wiki – som syftar till att just dokumentera beslutshistorik.
• Svårt med känslor. Upprörda känslor ska aldrig kommuniceras i digital form – det blir ofelbart missförstånd och tandagnisslan; Hur många smileys du än försöker lätta upp stämningen med.
• Chattspioneri. Andra kan, i princip, se när du kommer och går till din arbetsplats vilket ger lite storebrorskänsla, men är egentligen inte mer udda än att man har kollegor som man sitter med som har koll på ens närvaro. Många nyckelpersoner som ofta får frågor märker otvivelaktigt en topp av telefonsamtal när de startar datorn, eftersom det i chattprogrammet syns att man just loggat in. Löses bäst med att även stänga av telefonen när man behöver arbeta ostört – det är faktiskt tillåtet!

Chatt kan ge många positiva effekter och kanske till och med bidra till en mer öppen företagskultur, gladare medarbetare och ett fröjdefullt kompetensubyte. Det hänger förstås på ledningens attityd, individernas inställning och tillgången på användarcentrerade verktyg som gör det hela möjligt.

Chatta med mig förresten? Det gör du lätt här: www.axbom.se/chat