Minimera meningslösa möten
De suger musten ur mig, alla dessa möten som är dåligt förberedda, saknar agenda, ingen antecknar på och där få närvarande har skäl, eller tid, att vara just det. Konsensus-sjukan i en härlig blandning med beslutsfobi och avsaknad av ansvarstagande driver många av oss till vansinne. Gör vad du kan för att ducka, eller om du kan: ta kontroll.
- Utmana behovet av din närvaro. När du får en inbjudan till ett möte, fråga med vändande mejl vad du förväntas bidra med och om du kan förbereda något. Förutom att du får högsta poäng för proaktivitet så blir det pinsamt tydligt om du inte har på mötet att göra. Det kan också leda till att fler kanske åläggs att förbereda sina bidrag till mötet vilket potentiellt ger ett mer värdefullt möte.
- Gör allt innan mötet. Begär en kopia av agendan och gör klart allt innan mötet äger rum!
- Begär en split. Om agendan är på mer än 8 punkter, fråga om den kan brytas ner i två möten, där du bara behöver vara med på de delar som berör dig.
- Ring in. Om det blir uppenbart svårt att undvika ett tydligt meningslöst möte, fråga om du kan vara med på telefon. Då kan du i alla fall jobba under tiden.
- Boka in något viktigt direkt efter mötet. Meddela alla tidigt att du har något viktigt och måste gå direkt efter utsatt tid är slut. Det motiverar andra till att vara lite fokuserade. Helst ska det förstås vara sant också.
- Begär makten. Om det passar sig, fråga om du kan hjälpa till att hålla vara mötesordförande och föra protokoll (ja, båda i samma mening, för då låter det verkligen som du avlastar den som kallat mötet). Om du lyckas vinna ordförandeklubban kan du åtminstone se till att mötet sköts på rätt sätt – med agenda, tydlig dokumentation (beslut, ansvariga, deadlines) och tidsrespekt. Se det som personlig utveckling. Om du inte får klubban kan det faktiskt funka att ibland bara göra en kupp och ta den. Om du driver mötet framåt så kommer många tacka dig efteråt.
Stödverktyg
Använd gärna teknikstöd för förberedelser och dokumentation, till exempel iPad-appen MinuteTaker eller webbtjänsten minutes.io. En annan rolig app i sammanhanget är COMA, som tickar fram hur mycket pengar mötet kostar varje sekund, baserat på en genomsnittlig timkostnad och antal deltagare som du matar in – en dräpare av utdragna möten så god som någon. Det är även i sådana här sammanhang som mallen Agenda i klockformat kan komma till pass.
Vad är ditt bästa tips för att bli kvitt alla meningslösa möten?
