Döda mötessjukan! 5 tips för effektiva möten
Så sakteliga kryper nationens utvilade kroppar tillbaka från sommarens stiltje för att sätta fart på den svenska ekonomin. Men ändå är vi som vanligt på väg in i en långt värre repetitiv kedja av produktivitetsdödande tidsblock som kan ge huvudvärk vid blotta yppandet av sitt epitet. Just det, jag talar om… möten.
Som en virusinfektion har mötessjukan spridit sig i våra organisationer de senaste åren. Symptomen är överallt desamma: dåliga förberedelser, fel personer som deltar, ingen dokumentation och en växande ångest över allt man inte hinner.
Sätt stopp. Börja prata om det. På riktigt.
Sprid budskapet! Sätt upp denna affisch utanför alla era konferensrum =) Baserad på en affisch på 9gag som jag hittade via @durietz (upphovsperson okänd).
Här är 5 konkreta tips att begrunda innan du kallar till ett möte.
- Lös problemet innan mötet behövs. Skapa förutsättningar för att alla har relevant information, och vet vem som kan vad, utan behov av möten. Och kan det lösas med ett ståmöte på under fem minuter vid någons skrivbord, gör så.
- Kalla aldrig till ett generellt “möte”. Kalla till ett arbetsmöte för att lösa Problem X. Försök inte lösa mer än 3 saker åt gången. Helst bara en sak. Ha hellre korta, effektiva möten än stora tröskverk. Då säkerställer du att rätt personer är med.
- Tydliggör allas roll. Anna är med för att bidra med X. Bosse och Cecilia är med för att de måste höra Y. Och David ska anteckna och sprida vidare. Alla ni andra: jobba på, vi löser det här. Det är helt ok, faktiskt oerhört värdefullt, om många känner till att mötet äger rum och varför. Transparens är viktigt för att kunna följa upp och kvalitetssäkra möten.
- Respektera människors tid och förmåga. Har du satt ett tidblock ska det hållas. Är problemet inte löst, bestäm tillsammans när ni fortsätter. Vatten ska finnas på bordet om mötet är mer än 30 minuter långt. Är det längre än 1 timme: paus och tillgång till frukt.
- Dokumentera det som sägs på en halv A4. De viktigaste besluten och diskussionerna ska kunna fångas av de som inte var med på mötet. Vill de veta mer ska de kunna vända sig till ansvarig för mötet. Lägg gärna ut alla dessa mötesprotokoll publikt på ett intranät. Det bidrar till kvalitetssäkring, minimerar dubbelarbete och skapar ett sammanhang för alla medarbetare. En halv A4 är ca 600 ord.Har du ett möte utan att dela dokumentationen med någon så var det med stor sannolikhet ett meningslöst möte.
Dessa fem tips finns också som PDF-affisch: 5 tips för effektiva möten.
- Bonuspunkt. Apropå informationsmöten: Ibland har vi möten för att något ska förklaras eller informeras om. Tyvärr är det få kommunikatörer som bemästrar förklaringsteknik och de gömmer sig gärna bakom en text på intranätet som få läser eller som är för detaljerad. Läs gärna The Art of Explanation så får du ett försprång. Informationsmöten är viktiga, men om de hålls utan att informationen når fram kan de vara livsfarliga för en organisation.
Hur gör du själv för att bedriva effektiva möten?
