Minimera meningslösa möten

De suger musten ur mig, alla dessa möten som är dåligt förberedda, saknar agenda, ingen antecknar på och där få närvarande har skäl, eller tid, att vara just det. Konsensus-sjukan i en härlig blandning med beslutsfobi och avsaknad av ansvarstagande driver många av oss till vansinne. Gör vad du kan för att ducka, eller om du kan: ta kontroll.

axbom-pechakucha-presentation-PA01.002

  1. Utmana behovet av din närvaro. När du får en inbjudan till ett möte, fråga med vändande mejl vad du förväntas bidra med och om du kan förbereda något. Förutom att du får högsta poäng för proaktivitet så blir det pinsamt tydligt om du inte har på mötet att göra. Det kan också leda till att fler kanske åläggs att förbereda sina bidrag till mötet vilket potentiellt ger ett mer värdefullt möte.
  2. Gör allt innan mötet. Begär en kopia av agendan och gör klart allt innan mötet äger rum!
  3. Begär en split. Om agendan är på mer än 8 punkter, fråga om den kan brytas ner i två möten, där du bara behöver vara med på de delar som berör dig.
  4. Ring in. Om det blir uppenbart svårt att undvika ett tydligt meningslöst möte, fråga om du kan vara med på telefon. Då kan du i alla fall jobba under tiden.
  5. Boka in något viktigt direkt efter mötet. Meddela alla tidigt att du har något viktigt och måste gå direkt efter utsatt tid är slut. Det motiverar andra till att vara lite fokuserade. Helst ska det förstås vara sant också.
  6. Begär makten. Om det passar sig, fråga om du kan hjälpa till att hålla vara mötesordförande och föra protokoll (ja, båda i samma mening, för då låter det verkligen som du avlastar den som kallat mötet). Om du lyckas vinna ordförandeklubban kan du åtminstone se till att mötet sköts på rätt sätt – med agenda, tydlig dokumentation (beslut, ansvariga, deadlines) och tidsrespekt. Se det som personlig utveckling. Om du inte får klubban kan det faktiskt funka att ibland bara göra en kupp och ta den. Om du driver mötet framåt så kommer många tacka dig efteråt.

Stödverktyg

Använd gärna teknikstöd för förberedelser och dokumentation, till exempel iPad-appen MinuteTaker eller webbtjänsten minutes.io. En annan rolig app i sammanhanget är COMA, som tickar fram hur mycket pengar mötet kostar varje sekund, baserat på en genomsnittlig timkostnad och antal deltagare som du matar in – en dräpare av utdragna möten så god som någon. Det är även i sådana här sammanhang som mallen Agenda i klockformat kan komma till pass.

Vad är ditt bästa tips för att bli kvitt alla meningslösa möten?


Läs också

  • http://blogg.sundhult.com Christian ”Sundhult” Dahlqvist

    Är du sammankallade tycker jag man redan i en inbjudan kan fråga personer om olika uppdrag. Är du mötesordförande är det bra om någon annan kan fokusera på att anteckna, så du kan fokusera på att leda mötet och fördela ordet.

    Samma sak är att sätta föredragande på vissa punkter, så att den personen känner att vi förväntar oss. Det kanske ger ett par bra lösningsförslag innan mötet, så vi slipper den inledande diskussionen på mötet. Finns två, tre förslag är det lättare att ta ställning till det, än att de förslagen först skall diskuteras fram. Ännu bättre om man får förslagen innan mötet och kan bilda sig en uppfattning innan.

    //Christian

  • http://www.suzannes.se Suzannes

    Håller med på alla punkter utan nr 4. Många gånger när jag har haft möten så tycker jag mer att problemet har varit just det att folk ringer in men det är inte ”närvarande” utan gör massa annat så de deltar inte och därav blir mötet oeffektivt. Jag är mer för att ha korta men effektiva möten. Jag har alltid som mål att få något genomfört, allt från beslut, förankring osv.

    Men bra lista annars 😀

  • Per

    Ok, bra.
    MEN, hur får vi vår organisation och företagskultur att bidra till att minska antalet meningslösa möten?
    Tydliga roller och tydliga mandat för var och en, i en organisation med tydliga mål, tycker jag. Enkelt? Nej, men vi har alla rätt att kräva det från en ledares arbete.

  • http://axbom.se Per Axbom

    Tack för kommentarer 🙂 Observera dock att posten handlar mer om att undvika MENINGSLÖSA möten.

    Om du är sammankallande finns det en uppsjö av metoder för bra möten, men om du är sammankallande hoppas jag verkligen att det inte är ett meningslöst möte.

    Om det är ett meningslöst möte som du inte driver, så är det fortfarande ett meningslöst möte även om det blir effektivt. Så då kan man lika gärna ringa in 😉 Lyckas du ta kontroll så är det mer ”personlig utveckling” och ett sätt arr snabba på eländet.

    För att komma åt pudelns kärna tror jag på kombinationer av att själv visa hur man gör rätt och att ifrågasätta som i punkt 1. Självklart inser jag att det måste bli en mall producerad för detta nu! 😉

  • http://twitter.com/axbom/status/317178214701215744/ Per Axbom (@axbom)

    [SE] Minimera meningslösa möten http://t.co/HN3hNTN3hb

  • http://www.suzannes.se Suzannes

    Jag håller med dig Per om att det hålls alldeles för många meningslösa möten. Jag tror – att när allt skall gå så fort, så vågar man inte förankra genom att avsätta tid, utan man sätter till fler resurser. Där det till slut blir för många som skall tycka till. Jag tror på två saker – prioritera och delegera. Vissa saker måste få ta sin tid. Medan vissa saker behöver inte alla tycka till om utan kan delegeras till den som faktiskt kan vara ansvarig. Förankring kan göras än då utan att man måste ha massa meningslösa möten 😉

  • http://stefan-pettersson.blogspot.se Stefan Pettersson

    Jag föreslår att helt subversivt kortsluta syftet med hela mötet. Så att alla andra backar ur också. Du får garanterat guldstjärnor av de som slipper vara med. Något i stil med nedanstående har funkat i flera organisationer:

    ”Tack för kallelsen till mötet. Jag är tveksam till om jag tillför något och det blir ju dyrt med så många konsulter på mötet.

    Jag tror att Jane och Olle kan lösa problemet. Jag har sett att de gör liknande saker. Det kanske räcker om du berättar för dem vad du vill lösa.”

  • http://twitter.com/kerstin_EQ/status/317213523333754880/ @kerstin_EQ

    Minimera meningslösa möten http://t.co/FHRG7eoDUV by @axbom #agenda #kontroll #beslut #närvaro

  • http://twitter.com/mickep2/status/317222938808041472/ @mickep2

    Otroligt roligt! Och bra! RT @kerstin_EQ Minimera meningslösa möten http://t.co/TrxxC6WFWF by @axbom #agenda #kontroll #beslut #närvaro

  • http://twitter.com/arkland_swe/status/318103320927551489/ Lars Lundqvist (@arkland_swe)

    Minimera meningslösa möten. http://t.co/qUAsq4WG0N

  • Henrik Ebeklint

    Möten hindrar oss från att jobba! Men…
    …ni som också vill bli av med ca 30% av era möten i kalendern, få massor med mer tid och höja tempot inom ert arbetsområde utan att anstränga er, ska läsa detta! För det är skitenkelt och funkar klockrent!

    När ni bjuder in till möten:
    1. Skriv en agenda. Om ni inte har tid att lägga 5 minuter på att göra en agenda så ska ni nog strunta i att bjuda in till det där 1h mötet också. I agendan ska det tydligt framgå att det är fokus på beslut – inte diskussion!!
    2. Tänk igenom vilka som absolut måste vara med. Alla behöver verkligen inte veta allt.
    3. Skriv hur ni FÖRVÄNTAR er att deltagarna ska förbererda sig inför mötet. Ursäkta att jag skriker med detta är så extremt viktigt för ett effektivt mötet!!

    Ni som blir inbjudna till möten:
    1. Saknas agenda??? Tacka NEJ till mötet. Man kan ju inte gå på ett möte om man inte vet vad det handlar om.
    2. Tänk igenom om du verkligen behöver vara med. Kanske kan någon briefa dig senare.
    3. Läs hur du ska förbereda dig till mötet och ta ansvar att göra det!!

    Under mötet:
    1. Respektera tiden. Är det 45 minuter möte så är det 45 minuter!
    2. Fokusera på beslut och skriv ner dem (Vad ska göras? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? Behöver denna person några resurser?)

    Följer man dessa punkter så löser sig allt annat!

    Du kommer få färre möten och mer tid men också betydligt effektivare möten eftersom rätt människor är på mötet, det finns en genomtänkt agenda och alla kommer förberedda till mötet.
    Dessutom ger genomtänkta och förankrade beslut högre effektivitet inom ditt arbetsområde!!

    Du väljer själv när du vill få bättre och effektivare arbetsdagar och det kan börja redan när du har ditt nästa möte!

    /Henrik Ebeklint

  • http://axbom.se Per Axbom

    Tack Henrik! Ett helt blogginlägg, och ett bra sådant, i kommentarsfältet… det är inte varje dag =)