Currently on vacation until Monday, August 11. I check e-mail but may be slow to respond.
ENSE
Kontakt

15 steg till svart bälte i Dropbox

En av de handfull tjänster som förändrat mitt liv är Dropbox. Dropbox är en molnbaserad lagringsplats för dokument. Skillnaden mellan denna och de 20-tal andra jag provat genom åren är hur enkelt och sömlöst det funkar tillsammans med datorns egna filsystem, och att det nu blivit något av en standard som andra applikationer leker bra ihop med. Här är lite tips som kan förenkla ditt liv om du är en person som jobbar med dokument på datorn.

dropbox-blackbelt-axbom

Först. om du inte har Dropbox, skaffa ett konto och läs deras gulliga introduktionsbok. Du har gratis tillgång till 2GB vilket kan bli upp till 18GB gratis om du lyckas locka andra till tjänsten. Jag betalar gladeligen för ett Pro-konto som ger mig 100GB lagring (och evig backup och versionshantering), för cirka 640 kr per år.

Börja sedan spara alla dina dokument i Dropbox, vilket gör att dina dokument hela tiden automatiskt synkas till Dropbox-lagringen i molnet, samt till alla andra datorer du väljer att installera Dropbox på. Du når även dokumenten via mobilen och läsplattan medelst kostnadsfria appar.

Det här är några av de magiska trick du kan göra med Dropbox.

  1. Synka filer sömlöst mellan datorer (och mobila enheter). Det är liksom det som är lite av grejen med Dropbox.
  2. Backup. Jag har skrivit ett helt blogginlägg om hur Dropbox är en del av mitt system för backup: Backup för en lathund — eller tvärtom.  Dropbox sparar dessutom alla tidigare versioner av dina filer i 30 dagar. Om du har ett PRO-konto kan du aktivera Packrat så sparas alla versioner för all framtid, så du förlorar aldrig något du skriver över.
  3. Selektiv synkning. Efterfrågat av många och det verkar som många också missat att det nu finns. Om man lagrar mycket som jag gör, så vill jag att material jag inte använder särskilt ofta inte ska behöva ligga på datorn. Då kan man under avancerade inställningar gå in och markera vilka mappar man INTE vill ska synka till datorn. De kommer ligga kvar på Dropbox, sökbara och du kan när som helst aktivera synkning igen om du vill få ner dem till datorn.
  4. Dela mappar med andra. För mig som jobbar i många projekt är det här ovärderligt. Genom att dela en mapp med en grupp projektmedlemmar har alla omedelbar tillgång till alla dokument som sparas. Dropbox ger ju också en liten notifiering om filer ändras och tillkommer. Det skapar ett mycket smidigt arbetssätt. Och vad skönt att slippa Projektplatsen! Funkar också bra inom familjen.
  5. Låt andra ladda upp. Jag har ett personligt formulär som laddar upp filer till min Dropbox. Det innebär att jag helt enkelt kan ge bort den länken till människor som ska skicka dokument till mig. De laddar direkt upp i min Dropbox utan att passera gå. Det här kräver lite mer avancerade kunskaper — jag har löst det med PHP-skriptet Dropbox Uploader.
  6. Lagring av publika filer. Filer som jag erbjuder för nedladdning publikt, till exempel mina mallar, lägger jag i Public-mappen som innebär att alla kan nå dem. Det är enkelt för mig att uppdatera filen på den egna datorn. Klart. Dropbox-synkningen sköter resten och den publika filen är alltid aktuell eftersom det är samma som ligger på min dator.
  7. Fotosynkning. Sedan en tid tillbaka erbjuder Dropbox automatisk synkning av dina foton när du pluggar in din kamera (eller mobil) i datorn. Guld värt för mig. Funkar även direkt från mobilen utan sladd!
  8. Dela filer och mappar. Jag har aldrig gillat mejlandet av filer. Med Dropbox blir mejlandet av filer helt onödigt. Filerna ligger ju redan i molnet. Plocka fram filen i mobilen eller datorn och välj att dela länken (eller en hel mapp). Du skickar helt enkelt länken och fyller varken mottagarens inkort eller din egen utkorg med onödiga filer. Mottagaren laddar ner filerna direkt från Dropbox-molnet.
  9. Dela foto-album. Om du har har en mapp med bilder kan du dela den enligt punkt 8 och mottagaren får då ett snyggt bildspel. Återigen, du behöver inte göra annat än att spara filerna på din egen dator – Dropbox sköter synkningen. Det här är det absolut enklaste sättet jag någonsin använt för att dela album med andra.
  10. Flytta iTunes till Dropbox. Om du använder iTunes kan du välja att ha musikbiblioteket i Dropbox, nåbart var du än är.
  11. Arkivera chat, inställningar, med mera. Om du har automatiskt arkivering av chat-meddelanden kan du ställa in så att de hamnar i Dropbox. Om du har inställningsfiler för bokmärken och annat av din webbläsare kan du ställa in så att den filen ligger i Dropbox. Det finns ingen hejd på vad som kan vara värdefullt att synkronisera mellan datorer.
  12. Bokföring, avtal, manualer med mera. Jag scannar det mesta och låter det hamna direkt i Dropbox. Det gör min vardag så mycket enklare och jag har alltid tillgång till allt oavsett vilken enhet jag använder. Tänk bara om Posten kunde göra det åt mig.
  13. Kryptering? Det skadar ju aldrig att kryptera filerna du har i Dropbox vid behov. Det har i sig inget med Dropbox att göra, mer en rekommendation om du har känsliga filer. Här är fem program för kryptering. Ett enkelt skydd är ju att spara filer i ZIP-arkiv med lösenordsskydd (Uppdatering 2013-09-25: fick tips av @stefangeens att Boxcryptor är bäst alternativet för molnbaserad tjänster som Dropbox).
  14. Backup av din WordPress-sajt. Mina WP-sajter gör kopior av sig själva med regelbundenhet och hamnar direkt i min Dropbox. För detta krävs ett WP-tillägg som heter WordPress Backup to Dropbox.
  15. Lek loss med IFTTT. Tjänsten if this then that är så underbar att jag inte finner ord. Med den skapar jag recept för att spara alla min Twitter-meddelanden till en fil i Dropbox, jag sparar automatiskt Instagram-foton, och kan mejla anteckningar till mig själv som dyker upp i Dropbox — och då även förstås, om jag vill, på min egen dator.

IFTTT är faktiskt en annan sådan där tjänst som förändrar allt. Men mer om det en annan gång. Jag hoppas du får nytta av mina tips om Dropbox, och dela gärna med dig i kommentarerna av alla finurliga sätt som du själv utnyttjar Dropbox på!


Per Axbom
2013-03-02
  • http://twitter.com/Webbredaktoren/status/307930496988479489/ Åsa Holmberg (@Webbredaktoren)

    15 steg till svart bälte i Dropbox – axbom http://t.co/8C6tDZO4Mo via @axbom

  • Vera Porad

    Vitt bälte i Dropbox sedan några år. Snart brunt iallafall. Tack!

  • http://twitter.com/PeterSvenonius/status/307955590397820928/ @PeterSvenonius

    15 steg till svart bälte i Dropbox http://t.co/KykCWDCpGd

  • http://twitter.com/emelte/status/308141741154902016/ @emelte

    “15 steg till svart bälte i Dropbox” av @axbom http://t.co/rquebCHXVK

  • http://twitter.com/axbom/status/308153158973128704/ Per Axbom (@axbom)

    Gårdagens #blogg100-inlägg: 15 steg till svart bälte i Dropbox http://t.co/tfKqzlJXEn

  • http://twitter.com/vildosia/status/308166572831285248/ @vildosia

    En hyllest til dropbox “@axbom: Gårdagens #blogg100-inlägg: 15 steg till svart bälte i Dropbox http://t.co/x17rYV8nCI” via @elitatt

  • Therese Reuterswärd

    Tack för tipsen! Hade inte alls koll på punkt 3 och 5. Love it!

  • John liungman

    Kan bara hålla med! Detta är numera en självklar del av min vardag. Styrkan är dess enkelhet, enligt principen “du märker inte att det finns”. Har bla levererat allt material i en månadstidning (flera gb) till layoutaren i flera år.

  • http://twitter.com/uknutsson/status/309195998851371008/ @uknutsson

    #Folkbildning om internet som hårddisk via @axbom #blogg100-inlägg: 15 steg till svart bälte i Dropbox http://t.co/S2himpgDpr #folkflex

  • http://www.pitaya.se Jakob Hammarbäck

    En nackdel med Dropbox är dåligt stöd för multitasking. Det finns inget larm om att filen är öppen och används av en annan användare.

    Vi hade ett projekt som precis innan tryckning av produkten så satt jag och två andra i Dropbox och körde små korrar. Det slutade med att vi hade fyra “Conflicted Copy”. I Office eller FirstClass finns det nästan alltid en varning som säger att någon annan använder denna fil, så du får bara öppna med läsrättigheter.

    Annars är Dropbox suverän.

    Ett till tips! Man kan få mycket utökat utrymme genom att göra olika saker på Dropbox hemsida. Bjud in en vän, twittra om det, Facebooka eller aktivera mobiltelefonen som synkas. Det kan ge många GB gratis utrymme för den som inte vill betala för PRO.

  • Pingback: 666 bilder på Instagram | Pitaya Organisationsutveckling

  • christina

    Dagens kanske absolut knasigaste fråga…när “någon” installerade dropbox åt mig, så sparar den automatiskt en kopia på min hårddisk på datorn. Detta är väl absolult helt onödigt moment?

  • http://axbom.se Per Axbom

    Hej @christina, tanken är snarast att du ska spara först i Dropbox-mappen på datorn, så sparas det automatiskt på Dropbox så att du når filen överallt utan att behöva ha datorn med dig. Men det kunde jag absolut gjort tydligare i texten :^)

  • http://www.velo-feminin.com#kdbjv acheter generique viagra

    Aloha! http://www.velo-feminin.com#kdbjv acheter generique viagra

  • http://www.location-maison-sud-de-la-france.com#mleqt acheter kamagra 100mg
  • http://www.law-and-business.com#snzck viagra kaufen
  • http://www.brollopochbegravning.se Ulfjoson

    Ska försöka fokusera, men det är inte lätt då det är Axbom som fått mig atomer och mer gå över tillDropbox!
    Hur för jag över från Evernote till Dropbox på enklast möjliga sätt! Nu mejlat jag mig själv på hotmail och lägger över ! Måste finnas lättare sätt!

  • Kristian Björling

    Kanske missade något i dina tips men är tacksam ifall någon hjälpa mig. Vi är 5 i familjen och synkar våra bilder direkt till Dropbox. Finns det något jag kan göra för att inte alla bilder synkas till “Camera Upload” mappen. Skulle vilja ha en mapp för var och en i familjen :)

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Hej! Mig veterligen har inte Dropbox möjligheten att ha olika profiler på det sättet. Deras hjälpartkel är här: https://www.dropbox.com/help/289

    Personligen skulle jag använda mig av ett bildhanteringsprogram som iPhoto på Macen som automatiskt bevakar Dropbox-mappen och gör det lättare att kategorisera och skapa separata album utifrån senaste uppladdningen och olika datumintervall.

  • http://axbom.com/ Per Axbom
  • SvenErik Åberg

    Hej
    Undrar hur jag ska smartast hantera två dropboxar (för olika verksamheter) på samma dator?

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    3 sätt jag kan tänka mig: [1] Dela en mapp från det ena kontot till det andra. [2] Använd bara webbgränssnittet för de ena kontot. [3] Ha flera profiler på datorn och logga ut/in från olika profiler. Generellt kan jag inte se några fördelar med att tvingas ha mer än ett konto, men jag inser att det finns situationer när det blir så.

  • David

    http://findinvites.com/ ==> Få extra lagringsutrymme i DBX utan att behöva bjuda in vänner på egen hand!

  • Mats Rönne

    Hamnar lätt i den situation när man som frilansare/egenföretagare och inhyrd i olika projekt/organisationer har flera olika mejladresser och därmed också får Dropboxdelningar på dessa olika adrsser. Jag har f n tre olika ingångar till Dropbox med olika filer/mappar på respektive version utifrån vem det är som skapat mappen. Inte helt optimalt, men naturligtvis ingen katastrof. I gmail kan man ju ha flera konton öppet samtidigt, men har inte hittat en sån funktion på Dropbix. Vet du om den finns?

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    De har inte det i nuläget, utan det närmaste du kommer är att vara inloggad på olika konton i olika webbläsare (Firefox, Chrome, osv.) Jag är ju ofta i samma sits (med olika projekt och organisationer), men jag tar aldrig emot Dropbox-inbjudningar till någon annan e-postadress än min egen. Den som bjuder in bör acceptera det, eftersom det inte finns några rimliga skäl att inte tillåta det. När jag själv bjuder in till en mapp frågar jag alltid respektive person vilken adress de vill använda. Jag tror livet blir lättare för oss alla på det sättet. Jag kör ju också PRO-konto och det skulle reta mig till vansinne om jag tvingades köra på något annat konto än mitt eget. Så mitt förslag är egentligen, som du förstår, att se till att du bara har ett konto och ber att bli inbjuden med rätt e-postadress. Jag hör gärna argumenten för varför det inte skulle vara ok ;)

  • Mats Rönne

    Klokt (eller snarare efterklokt…;-), ska tänka på det framöver och försöka styra över till ett konto. Jag antar att en mellanlösning är att bjuda in mig själv och dela mapparna mellan mina konton?

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Ja, exakt. Det är variant 1 i de alternativ jag beskriver ovan för SvenErik. Om du kan dela vidare mappen till ditt huvudkonto så är ju resultatet i princip detsamma som om du fått inbjudan direkt dit.

  • Magnus Nystrom

    Hur fungerar Dropbox med truecrypt med avseende på vad jag tror kallas “incrementell synkronisering”? Dvs, om jag har en stor truecrypt volym innehållande många filer och endast uppdaterar en fil måste då hela volymen laddas upp (eller syns inte uppdateringen alls kanske).

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Förmodligen måste hela volymen laddas upp. Fick precis tips på Facebook att Boxcryptor är mer lämpligt för molnbaserade tjänster som Dropbox: https://www.boxcryptor.com/

  • Ulf Tångring

    Hej, har sedan länge varit användare (blivit inbjuden) av dropbox och har nu skapat ett nytt konto med ny folder och har två olika mailadresser registrerade.Kan inte få upp den nya foldern i min dator.
    Vad ska jag göra?
    Uffe

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Hej Ulf, jag vet ju tyvärr inte alls sammanhanget för det som skapar ditt problem som säkert kan bero på flera olika saker. Bäst när nog om du hör av till Dropbox support och beskriver vad du gjort, vad du försöker åstadkomma, vilket operativsystem du kör, och så vidare: https://www.dropbox.com/support

  • Caroline

    Hej Per
    Vet du hur man gör, vår gratis dropbox blev full och då uppgraderade min kollega vårt konto men min dropbox säger fortfarande att den är full. Måste vi ha varsitt konto med betalning? vi delar redan alla dokument. Stort tack på förhand, Caroline

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Ja, det stämmer att alla måste ha ett konto som täcker in det utrymme som filerna tar på var och ens Dropbox. Om man använder Dropbox i sitt arbete och har stor nytta av det tycker jag förstås att det är rimligt att arbetsgivaren betalar för kontot. Om det är inom ett företag så kan det eventuellt passa att uppgradera kontot till Dropbox for Business: https://www.dropbox.com/business/features

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Här är hjälp-tråden hos Dropbox som bekräftar att var och en måste ha tillräckligt utrymme: https://www.dropbox.com/help/59/en

  • http://axbom.com/ Per Axbom

    Jag skulle nog rekommendera tt du tar kontakt med Dropbox support för att få hjälp Uno.

dela vidare

0 tecken

Länk som delas: http://axbom.se/15-dropbox-trick

skicka till Twitter

dela på LinkedIn


dela länk på Facebook

CC BY 4.0