Mejl dödar företagskommunikation
2008-10-14 
6 kommentarer
Företagen är fortsatt skeptiska till bloggar och snabbmeddelanden (instant messaging) för internt bruk samtidigt som det kan vara några av de mest produktivitetshöjande tekniska fenomen organisationer fått tillgång till sedan ordbehandlaren förpassade skrivmaskinen till en romantisk artefakt i sommarstugan.
Chat och blogg är privata angelägenheter heter det, samtidigt som företagen delar ut mejlkonton och mobiler utan urskiljning. Att vara nåbar för att ständigt bli avbruten likställs ironiskt nog med effektivitet i dagens kunskapsföretag. I själva verket står det klart att e-post har blivit en påtaglig stresskälla och kan skapa både apati och långa ledtider när man febrilt söker de viktiga meddelanden och bilagor som skickades ut förra veckan, eller var det veckan innan? De avbrott som skapas av mobiler som ringer i otid och SMS-piper under möten skapar hetsade, överbelastade medarbetare. Vi hanterar många bollar samtidigt, men bland få skickliga jonglörer springer det runt desto fler plågade clowner.
Chat för snabb avstämning
Med chat stämmer jag idag av med kollegor, intressenter och vänner korta frågeställningar och uppföljningar. – Hur går det? – Fick du länken? – Tack för namnet! Kan du något om… eller: – Jag sitter med en grej, kan jag ringa dig kl 15? Snabbt, omedelbart och utan att tränga mig på i inboxen, eller ens i telefonen utan att bestämma tid, får jag de korta svar som gör att jag kan ta mig vidare med pågående aktivitet. Vid behov sätter jag mitt status till ”Stör ej”. Hur det gick med upptagningen av båten i helgen tar vi när vi ses, för visst måste vi ses – men till dess fokuserar jag enbart på den röda bollen.
En projektgrupp som anammar en blogg måste också anamma totalt mejlförbud. Låter det befriande? I en projektblogg finns allt: frågor till projektgruppen, bilagan, utkast till texter, kommentarer och länkar till andra projekt, mallar och direktiv. Allt är där, på ett ställe, i kronologisk ordning, sökbart och arkiverat för all överblickbar framtid, även när alla konsulter och anställda har gått vidare till andra uppdrag – och nya kunskapstörstande medarbetare kan bygga vidare på idéerna. Alla intressenter som vill kan läsa och inflika: – Har ni tänkt på våra behov? eller: – Det var en bra riskbeskrivning, den ska jag använda i mitt projekt! Ett kunskapshanterings- och uppföljningsverktyg av ett slag som är ovärderligt för alla företag. Och företagets deltagare.
Att hemlighålla information är att bromsa utveckling
Gåtan: vad är det i kvick kommunikation och lättillgänglig kunskapsdelning som skrämmer så många beslutsfattare? Svaret: den egocentriska föreställningen om ägande av information som maktmedel, det här är vår grej som vi gör på vårt sätt så skit i det du. Eller det uppenbara: om jag visar vad jag håller på med, jamen herre-min skapare då ser ju alla vad jag håller på med…? Lika bra då att fortsätta dölja projektdokumentation i hundratals arkiverade mejl med bilagor och kopior till kreti, pleti, mejlkrisande chefer och vagt intresserade individer som ibland till fullo feltolkar innehållet och vidarebefordrar ytterligare osammanhängande kommentarer till nästa stackars clown i kedjan.
Kommunikation är en konkurrensfördel
Det är inte Gantt-schemat som får projektet att lyckas, det är den okomplicerade kommunikationen med alla intressenter; det är inte projektmetodik som bibehåller nöjda medarbetare, det är avsaknad av hinder till information; det är inte gruppdisken med PowerPoints som förvaltar kunskapen, det är den lättåtkomliga (läs:sökbara och spårningsbara) projektdialogen; det är inte företagspolitiken som påverkar vad folk tycker, det är öppenheten. Verktygen är här. Men inte attityden. Den som inte ändrar attityd kommer att förbli den trögflytande mejltunga organisationen.
Företagskonversationen pågår hos dig också. Ska du bidra till att kuva den eller ska du ta emot den med öppna armar och välkomna en strid ström av verksamhetsutvecklande idéer? Du. Kan. Påverka.
Relaterade inlägg (kanske):
Bra inlägg. Jag tycker mail känns naturligt men jag försöker ändra mitt beteende. Fokuserar nu på just det du tar upp med totalt mailförbud när man har bättre kommunikationskanaler.
Kan dock varmt rekommendera boken Getting Things Done av David Allen. Den är kort och den presenterar en enkel men oerhört effektiv metod för att, just det, getting things done. Om man bara börjar anamma den så har man redan vunnit mycket, särskilt kring hantering av mail.
Tusen tack för ditt inlägg.
Kändes som du skrev direkt till mig och min rådande situation. Jag drömmer om att kunna chatta med mina medarbetare och skapa bloggar för alla våra projekt. Projektbloggar hade verkligen hjälpt för hur vi jobbar med cross-functionality inom och mellan avdelningar/kontor/länder och det hade definitivt minskat på antalet missförstånd.
Men vem vet? I’m on a role så jag kanske kan få igenom det här så småningom.
satte precis upp min första stängda projektblogg som jag och en kollega ska börja testa för att kunna indexera gemensamt intressanta artiklar och sätta långsiktiga projektmål.. spännande!
Toppen att du hjälper till att sätta mejl i sitt sammanhang. Att mejl är det enda enkla sättet att nå alla medarbetare är verkligen inte optimalt.
Men jag saknar en diskussion om mikrobloggar. Blir det i en uppföljande artikel?
Hej! Jag planerar faktiskt en företagsguide i mikrobloggning
Ska bli superintressant läsning!