axbom

En oerhört värdefull bidragsgivare till Oxford English Dictionary var William Chester Minor som i över 30 års tid arbetade med ordboken; han läste, citerade, definierade och brevväxlade med huvudredaktören James Murray om utmaningarna i lexikografin. Först 1896 när redaktör Murray på eget bevåg sökte upp Minor efter 20 års vänskap blev han varse att Minor [...]

Företagen är fortsatt skeptiska till bloggar och snabbmeddelanden (instant messaging) för internt bruk samtidigt som det kan vara några av de mest produktivitetshöjande tekniska fenomen organisationer fått tillgång till sedan ordbehandlaren förpassade skrivmaskinen till en romantisk artifakt i sommarstugan.

Chat och blogg är privata angelägenheter heter det, samtidigt som företagen delar ut mejlkonton och mobiler utan urskiljning. Att vara nåbar för att ständigt bli avbruten likställs ironiskt nog med effektivitet i dagens kunskapsföretag. I själva verket står det klart att e-post har blivit en påtaglig stresskälla och kan skapa både apati och långa ledtider när man febrilt söker de viktiga meddelanden och bilagor som skickades ut förra veckan, eller var det veckan innan? De avbrott som skapas av mobiler som ringer i otid och SMS-piper under möten skapar hetsade, överbelastade medarbetare. Vi hanterar många bollar samtidigt, men bland få skickliga jonglörer springer det runt desto fler plågade clowner.

Med chat stämmer jag idag av med kollegor, intressenter och vänner korta frågeställningar och uppföljningar. – Hur går det? – Fick du länken? – Tack för namnet! Kan du något om… eller: – Jag sitter med en grej, kan jag ringa dig kl 15? Snabbt, omedelbart och utan att tränga mig på i inboxen, eller ens i telefonen utan att bestämma tid, får jag de korta svar som gör att jag kan ta mig vidare med pågående aktivitet. Vid behov sätter jag mitt status till ”Stör ej”. Hur det gick med upptagningen av båten i helgen tar vi när vi ses, för visst måste vi ses – men till dess fokuserar jag enbart på den röda bollen.

En projektgrupp som anammar en blogg måste också anamma totalt mejlförbud. Låter det befriande? I en projektblogg finns allt: frågor till projektgruppen, bilagan, utkast till texter, kommentarer och länkar till andra projekt, mallar och direktiv. Allt är där, på ett ställe, i kronologisk ordning, sökbart och arkiverat för all överblickbar framtid, även när alla konsulter och anställda har gått vidare till andra uppdrag – och nya kunskapstörstande medarbetare kan bygga vidare på idéerna. Alla intressenter som vill kan läsa och inflika: – Har ni tänkt på våra behov? eller: – Det var en bra riskbeskrivning, den ska jag använda i mitt projekt! Ett kunskapshanterings- och uppföljningsverktyg av ett slag som är ovärderligt för alla företag. Och företagets deltagare.

Gåtan: vad är det i kvick kommunikation och lättillgänglig kunskapsdelning som skrämmer så många beslutsfattare? Svaret: den egocentriska föreställningen om ägande av information som maktmedel, det här är vår grej som vi gör på vårt sätt så skit i det du. Eller det uppenbara: om jag visar vad jag håller på med, jamen herre-min skapare då ser ju alla vad jag håller på med…? Lika bra då att fortsätta dölja projektdokumentation i hundratals arkiverade mejl med bilagor och kopior till kreti, pleti, mejlkrisande chefer och vagt intresserade individer som ibland till fullo feltolkar innehållet och vidarebefordrar ytterligare osammanhängande kommentarer till nästa stackars clown i kedjan.

Det är inte Gantt-schemat som får projektet att lyckas, det är den okomplicerade kommunikationen med alla intressenter; det är inte projektmetodik som bibehåller nöjda medarbetare, det är avsaknad av hinder till information; det är inte gruppdisken med PowerPoints som förvaltar kunskapen, det är den lättåtkomliga (läs:sökbara och spårningsbara) projektdialogen; det är inte företagspolitiken som påverkar vad folk tycker, det är öppenheten. Verktygen är här. Men inte attityden. Den som inte ändrar attityd kommer att förbli den trögflytande mejltunga organisationen.

Företagskonversationen pågår hos dig också. Ska du bidra till att kuva den eller ska du ta emot den med öppna armar och välkomna en strid ström av verksamhetsutvecklande idéer? Du. Kan. Påverka.

I en artikel i dagens CS påpekas att chatt är allt viktigare för företag. Förra veckan rapporterade man om lagringsexplosion på svenska företag där mejlen ökar allra mest. Hmm, det ena fenomenet är kanske en signal om ett behov och det andra en tänkbar lösning, eller vad tror du?

Långsamt men säkert inser många företag att tekniken ersätter mellanmänskliga fenomen och gör dem mer effektiva. Det är interaktionen mellan människor som skapar mervärde. Jag har tidigare vurmat för fikapauser och nyttan av tempoväxling och samtal med personer som har distans till de uppgifter du tar dig an. Du behöver stanna upp för att komma fortare fram.

Pausa för att komma vidare

En chatt kan vara en virtuell mikropaus i arbetet med ett konkret syfte – ett sätt att stämma av något med en kollega, be om en andra åsikt eller rapportera en viktig händelse.

Ofta använder vi mejl för det här avstämningarna och frågorna, men det är lätt att missbruka mejl och i all iver skicka kopior till både kreti och pleti. Den ökande mängden mejl gör att kanalen i viss mån försvårar kommunikation när inkorgen blir svår att överblicka; man har svårt att veta hur en fråga ska hanteras, missförstår tonen, blir till och med osäker på om mejlet verkligen var till mig och får om ett par dagar ett till mejl: ”fick du mitt förra mejl?”. *suck*

Ska vi slå vad om att mejlet når mottagaren?

Att mejla har blivit lite av ett slumpspel: Har du tur så mejlar du när personen sitter vi datorn och han/hon svarar ganska omgående. Har du otur ser inte mottagaren sin inkorg förrän 20 personer till har mejlat. Och då är sannolikheten betydligt mindre att du får det rappa svar som du förmodligen förväntar dig.

Mejl är inte dött – men däremot kräver det mycket disciplin och en förmåga, nästan fallenhet för, att söka och sålla. Till dess att mejl-verktygen ger oss bättre användarstöd så är chatt-alternativet förmodligen en angenäm ersättare i många situationer.

Fördelar, och nackdelar, med företagschatt

Fördelar

• Du styr själv. Jag kan själv meddela när jag är tillgänglig eller upptagen – och på så vis fokusera mer på arbetsuppgifterna (kräver förstås att du hanterar telefonen på samma sätt)
• Omedelbarhet. Jag får svar direkt istället för att som ett mantra upprepa ”Jo, jag mejlade honom förra veckan men han har inte återkommit”
• Lagom avstånd. Chat känns inte lika påträngande som att ringa. Det är också helt ok att svara: ”Jag hinner inte just nu”. Det är sällan du i mejlform mejlar tillbaka och säger att du sitter upptagen. Svaret är en bättre signal till avsändaren som ändå har fått göra sig hörd och fått en omedelbar mänsklig respons.
• Mindre antal mejl. Need I say more?
• Kortfattad kommunikation. Många människor tycker det är svårt att vara kortfattad i mejl och svävar gärna ut med artighetsfraser som kan vara besvärliga tidstjuvar. I chattform är det mer acceptabelt att ställa en fråga, få ett ja eller nej och sedan avsluta chaten. Alla tjänar på det.

Nackdelar

• Försvårar spårbarhet. I en diskussion kring ett visst ämne, speciellt om man är flera, kan det bli svårt (även om det iofs är möjligt) att hitta tillbaka till vad alla sagt i ämnet. I en sådan situation fungerar det kanske bättre med mejl, eller varför inte ett sökbart forum eller en wiki – som syftar till att just dokumentera beslutshistorik.
• Svårt med känslor. Upprörda känslor ska aldrig kommuniceras i digital form – det blir ofelbart missförstånd och tandagnisslan; Hur många smileys du än försöker lätta upp stämningen med.
• Chattspioneri. Andra kan, i princip, se när du kommer och går till din arbetsplats vilket ger lite storebrorskänsla, men är egentligen inte mer udda än att man har kollegor som man sitter med som har koll på ens närvaro. Många nyckelpersoner som ofta får frågor märker otvivelaktigt en topp av telefonsamtal när de startar datorn, eftersom det i chattprogrammet syns att man just loggat in. Löses bäst med att även stänga av telefonen när man behöver arbeta ostört – det är faktiskt tillåtet!

Chatt kan ge många positiva effekter och kanske till och med bidra till en mer öppen företagskultur, gladare medarbetare och ett fröjdefullt kompetensubyte. Det hänger förstås på ledningens attityd, individernas inställning och tillgången på användarcentrerade verktyg som gör det hela möjligt.

Chatta med mig förresten? Det gör du lätt här: www.axbom.se/chat

Mats Edenius, professor i it-användning vid Uppsala universitet, uppmärksammar företagens oförmåga att hitta en strategi för ny teknik på webben och poängterar samtidigt det lönlösa i att försöka begränsa användningen av nya verktyg.

Det går inte längre att tro att man kan spärra tjänster för de anställda. Som Edenius påpekar. ”nästa steg blir att plocka av de anställda deras mobiltelefoner – dem kan man ju också besöka webbsidor med.”

Han fortsätter:

Yngre anställda betraktar censur som ett tekniskt fel och kringgår det.

Klockrent. Censur är ett tekniskt fel. Och visst är den här typen av censur en tankevurpa. Som konsult är jag inne på många olika företag och jag förvånas ofta över hur sajter jag själv använder för att lagra information eller söka svar på fågeställningar kan vara spärrade, vilket leder till omständliga kringgåenden och i mina ögon ineffektivitet.

Använd ny teknik som en konkurrensfördel

Möjligheterna för informationsspridning, kunskapsdelning och kompetensutveckling är smått sensationella när man väl sätter sig in i ämnet. Det är något företagen borde bejaka snarare än att välja att bygga upp murar runt sina anställda så att de så sakteliga blir inskränkta och förbisprungna av sina likar på andra sidan väggen.

Samtidigt lyfter Mats Edenius fram en ytterligare aspekt som är nog så viktig och handlar om hur vi hanterar vår tid och resurser. Om vi nu väljer att använda en ny kanal för informationsspridning så måste vi också välja bort gamla modeller. Tydlighet och enkelhet framför allt.

Läs även mitt inlägg: Sluta blockera internet

Igår kväll byggde jag en webb i ett publiceringsverktyg på två timmar. Wiki-webbar är nog svaret på alla enklare sajter som behöver ett enkelt webbaserat publiceringsverktyg för att underhålla innehållet.

Under mina två timmar lyckades jag:

• installera ett wiki-verktyg på min server
• migrera innehåll och bilder från en annan webbplats till verktyget
• skapa en helt ny mall i CSS och XHTML som stämde överens med utseendet på den ursprungliga webbplatsen; den nya mallen följer givetvis webbstandarder och får inga anmärkningar i W3C:s valideringsverktyg

Tyvärr kan du inte beskåda skönheten eftersom det är en privat webbplats, såvida inte du också är bjuden till bröllopet

Nu kan den blivande bruden och brudgummen via webben själva enkelt redigera sidorna, lägga in bilder och innehåll – samt även skapa nya sidor!

Dölja sidor för sökmotorer

För att säkerställa att inga sökmotorer ska plocka upp webbplatsen la jag även in koden:

<meta name="robots" content="noindex,nofollow" />

Den koden talar om för sökmotorerna att de inte ska indexera innehållet på webbplatsen och inte heller följa länkarna på webbplatsen. Det är bra kod att känna till om du skapar webbsidor som du endast vill att en begränsad publik ska ha tillgång till.

Go wiki!

Verktyget jag använde för det här turbo-projektet heter TigerWiki och är en minimalistisk wiki på några få kodrader som inte använder en databas; Minst sagt en snabb och effektiv lösning.

Om du vill titta på en wiki som klarar allt och lite till så rekommenderar jag PmWiki som har mängder med smarta verktyg kopplat till sig.

Om du letar efter ett verktyg för att dokumentera och samverka kring ett projekt rekommenderar jag MediaWiki som uppslagsverket Wikipedia bygger på. Hos Wikipedia kan du också läsa en hel del om vad en Wiki är.

Ordet ”wiki” kommer förresten från Hawaii och betyder, ja just det: ”snabb”.

Jag satt i morse och körde en utbildning via webben för ett par killar i Finland. Det var oerhört effektivt och tidsbesparande att kunna visa min skärm i realtid för dem. Verktyget vi använde hette Webex.

Prismedveten som jag är sökte jag direkt efter sessionen dock reda på ett par verktyg som klarar av samma sak, helt gratis. De här tipsen kan förmodligen spara dig och din organisation åtskilliga tusenlappar:

• Yugma låter dig köra en webbkonferens via nätet och samverka med valfri applikation. Fungerar för både PC och Mac och kräver att du installerar ett litet program på datorn via webbläsaren (tar cirka 15 sekunder).
• Vyew tillåter konferensmöjlighet via valfri webbläsare inom några sekunder. Du behöver inte ladda hem något men alla deltagare i konferensen behöver ha senaste versionen av Flash (version 9) på sina datorer, vilket inte alltid är möjligt på större företag. En finess med Vyew är att tjänsten alltid är igång så att användare kan gå in, skapa revisioner och komma tillbaka till en miljö som alltid är intakt – ett perfekt projektverktyg!

Populära användningsområden för dessa tjänster är säljmöten, produktdemonstrationer, utbildningar via nätet, projektledning, kundtjänst, grupparbeten eller support via internet. Tjänsterna är förstås bra komplement till communities som Skype och Jotspot.

I samma andetag får jag väl nämna Illutel telefonkonferens – så kan ni köra vanlig telekonferens utan att betala extra – om ni inte naturligt kör via Skype eller annat chatprogram.

Lycka till med nätverkandet!